Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Esta política se publica con el fin de regular la recolección, administración y seguridad de los datos de los publicadores, usuarios, colaboradores, clientes y proveedores incluidos en las bases de datos del Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia; de acuerdo con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y en el decreto único reglamentario 1074 de 2015.

Introducción

Esta política es una adaptación de la expedida por el Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander Von Humboldt, entidad coordinadora del Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia.

De esta manera el Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia, que en adelante se denominará SiB Colombia, manifiesta que garantiza los derechos de los titulares a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Alcance

Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes y ocasionales, que llegasen a suministrar al SiB Colombia cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocer la política de tratamiento de datos, actualizarla y rectificarla.

La información almacenada en las bases de datos del SiB Colombia, tendrá únicamente como fin mantener las relaciones institucionales, comerciales y contractuales de acuerdo a sus políticas y lo exigido por la ley. En ningún caso el SiB Colombia dispondrá de ella para vender, alquilar o comercializar información de los titulares a terceros.

  • Constitución Política de Colombia, artículo 15
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de - 2010.Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
  • Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011.

Definiciones

  • Autorización: Consentimiento del titular para llevar a cabo el tratamiento de las bases de datos.
  • Bases de datos: Conjunto de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos. Puede ser almacenado en medio físico o electrónico.
  • Canales de información: Medios físicos o electrónicos por los cuales los titulares pueden realizar solicitudes o quejas ante el responsable de las bases de datos.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
  • Titulares: Persona natural o jurídica, cuyas datos se encuentran almacenados en las bases de datos.

Información del responsable del tratamiento

Entidad coordinadora del SiB Colombia

Instituto de Investigación de Recursos Biológicos Alexander Von Humboldt Dirección: Calle 28 A No. 15-09 Ciudad: Bogotá D.C Teléfono: +57 1 3202767

Principios

Para garantizar la protección de datos personales, el SiB Colombia aplicará de manera integral los siguientes principios, con los cuales se deberá realizar el tratamiento de datos personales:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
  • Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice el SiB Colombia o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, el SiB Colombia garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su titularidad.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el SiB Colombia, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que en el SiB Colombia, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Derechos y deberes de los titulares

  • Los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de su información en las bases de datos; solicitándolo por medio de los canales dispuestos en esta política.
  • Los titulares son los garantes de actualizar la información cada vez que sea necesario. Esta actualización se deberá realizar por los canales escritos en esta política.
  • Los titulares deberán entregar información verdadera, actualizada y específica cuando el SiB Colombia la requiera.
  • El SiB Colombia no se hará responsable por cualquier perjuicio que se produzca a la empresa o a terceros por información falsa entregada por los titulares o que no se encuentre actualizada.
  • El titular está de acuerdo que el ingreso de su información es voluntario y conoce que esta solo se usará para los trámites internos del SiB Colombia y aquellos que aplique la ley.
  • El titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por irregularidades a lo dispuesto en la normatividad vigente frente a la temática de tratamiento de datos personales definidos en esta política.

Deberes del SiB Colombia

En el tratamiento y protección de datos personales, el SiB Colombia tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Canales de información

Los titulares podrán realizar consultas, reclamos, peticiones, actualización y supresión de datos, por medio de uno de los siguientes canales:

  • Por medio de correo electrónico sib@humboldt.org.co
  • Por medio telefónico al número (57) (1) 3202767
  • Por medio de la página Web https://www.sibcolombia.net/

Procedimientos para la atención de solicitudes de titulares

Los titulares podrán realizar solicitudes de consulta, reclamos, actualización y supresión de datos personales que repose de ellos en el SiB Colombia.

Con respecto a la atención de estas solicitudes el SiB Colombia garantiza:

  • Las solicitudes podrán formularse por cualquiera de los canales de información descritos en esta Política.
  • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  • Si la solicitud resultara incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En relación a la supresión de datos, el SiB Colombia atenderá estas solicitudes siempre y cuando:

  • El titular NO tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos NO obstaculice actuaciones legales, judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos NO sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Autorización del titular para el registro de su información

El SiB Colombia solicitará a cada titular su autorización para el almacenamiento y uso de sus datos de acuerdo a las finalidades descritas en esta política. Dicha autorización podrá ser solicitada por medios escritos o electrónicos.

Periodo de vigencia

Las bases de datos estarán vigentes mientras el SiB Colombia ejerce las actividades propias de acuerdo a su objeto social y/o mientras los términos de la ley lo soliciten.